Es wäre ein wünschenswertes Modell für Unternehmen in zukünftigen Zeiten: Die Schaffung von komplett papierlosen Büros und Daten, die nur noch in digitaler Form gespeichert werden. Doch warum das alles? Nun, mit diesem Modell ließen sich zunächst einmal die Kosten für die Unmengen an Papier einsparen, die in einem Unternehmen verbraucht werden. Hinzu kommen die Kosten für Druckerpatronen, und die Anschaffung von Druckern allgemein wäre so ebenfalls hinfällig. Des Weiteren muss auch der Umweltaspekt betrachtet werden. Das nutzlose Verwenden von zu viel Papier ist nichts, was unterstützt werden sollte. Und letzten Endes ist es doch nicht nur eine Platz- sondern auch eine Zeiteinsparung. Für Archive, die Dokumente der letzten sechs bis zehn Jahre aufbewahren müssen, muss man schließlich erst einmal Platz finden. Und die Archivierung selbst nimmt in nicht-digitaler Form auch ziemlich viel mehr Zeit in Anspruch, als wenn man alles auf dem Computer ordnet.
Mit dieser Vielfalt an Vorteilen sollte sich jedes Unternehmen zumindest Gedanken darüber machen, ob ein papierfreies Büro nicht wirklich dem zeitgemäßen Betrieb entspricht und umzusetzen wäre. Handelt es sich nicht gerade um eine Urkunde, so können sogar Verträge und andere Dokumente heute in digitaler Form aufgehoben werden. Behördliche Dokumente werden inzwischen selbst schon ohne handgeschriebene Unterschrift verschickt, weshalb sie problemlos digital gespeichert werden können.
Allgemein ist es gerade größeren Unternehmen sowieso zu empfehlen, sich bei der Dokumentenverwaltung professionelle Hilfe zu suchen, beispielsweise von einem namhaften Unternehmen wie Iron Mountain. Zeit spart es allemal, die Verwaltung von Daten und Dokumenten auszulagern und sich nicht selbst darum kümmern zu müssen. Solange die Verwahrung der unternehmenseigenen Daten in einem absolut sicheren Umfeld geschieht, muss man sich um diese keine Sorgen machen. Und kommt es im Unternehmen selbst einmal zu einem Datenleck oder einer Panne durch einen Hackerangriff oder ähnliches, dann ist es durch die Auslagerung der Unterlagen sehr viel einfacher, diese nach einem solchen Vorfall, umgehend und vollständig wiederzuerlangen. Die Optimierung von Kosten darf man bei diesem Modell ebenfalls nicht vergessen, denn die Archivierung und Verwaltung selbst in die Hand zu nehmen, geht ins Geld und hält die Mitarbeiter von ihrer eigentlichen Arbeit ab.
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